Conversion d'une étape complète en seulement 5 mois - est-ce même possible?

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Prenons un exemple hypothétique, mais parfaitement réaliste :

Le directeur du théâtre Monsieur M. est confronté à un défi : il sait que son établissement est vétuste et qu'il faudrait de toute urgence rénover la machinerie scénique – ne serait-ce que pour respecter les règles techniques de sécurité. Cependant, le bâtiment doit célébrer son centenaire dans seulement un an et demi, et d'ici là, tout doit avoir été terminé. Et jusqu'à ce moment-là, il y a tout un répertoire à travailler, seulement interrompu par les vacances d'été. Comment peut-on le faire ?

Le matériel de scène pourrait être rapidement remplacé, mais il y a beaucoup à observer et à organiser à l'avance - en commençant par la commission d'un planificateur qui doit planifier et préparer le système et l'appel d'offres. Les propositions entrantes doivent également être inspectées, et la décision finale doit être prise par Monsieur M. quant à l'entreprise qui devrait réaliser les travaux. Il est tout à fait naturel qu'il se demande : "La durée totale du projet, de l'émission de l'appel d'offres à l'achèvement, ne serait que de 12 mois, la durée d'installation étant en réalité inférieure à 10 mois. Tout cela est-il même réalisable dans ce court laps de temps ? "

En tant que principaux fournisseurs de technologie de scène, nous chez Waagner-Biro Stage Systems savons : pour relever ce défi, quelques éléments sont essentiels.

Gestion de projet exceptionnelle et dynamique

Pour la première fois dans l'histoire de Waagner-Biro Stage Systems, un projet à court terme a été réalisé en Norvège en 2014 - Grieghallen à Bergen. Le renommé Orchestre Philharmonique a célébré son 250ème anniversaire le 16 octobre 2014, et avait prévu un grand concert ce jour-là. Avant cela, cependant, toute la technologie de scène avec plus de 50 motorisations dans la machinerie supérieure et 4 plateformes a dû être modernisée. Cependant, nous n'avons pas reçu la commission avant mai 2014. La durée du projet n'était que de 6 mois.

Afin de mener à bien ce projet exceptionnellement court aussi efficacement que possible, nous avons décidé de déployer un Chef de Projet sur le Site. Ils ont coordonné directement avec le client pendant la brève phase de planification et de construction avant d'organiser le démontage et le travail d'assemblage. Notre chef de projet a agi non seulement comme interface avec le client, mais aussi entre les départements internes tels que la Construction, les Achats et la Logistique. Les courtes voies de communication entre notre entreprise et le client ont abouti à une collaboration extrêmement constructive et professionnelle qui a finalement fait du projet un succès.

Inventaire et mise en œuvre individuelle

La préparation d'un projet est décisive afin de le mettre en œuvre de la manière la plus optimale possible. Avant qu'un projet de rénovation interne n'entre dans la phase de planification effective, le personnel de la Construction et de la Gestion de Projet se réunit sur le Site pour faire un inventaire détaillé. Ce n'est qu'alors qu'il est possible de répondre aux différentes circonstances et caractéristiques spécifiques d'un projet.

En octobre 2019, Waagner-Biro Stage Systems a été surpris de recevoir plusieurs invitations à participer à de nouvelles procédures d'appel d'offres. Trois lieux à Stockholm (l'Opéra Royal Suédois, le Théâtre Royal Dramatique, le Kulturhuset Stadsteatern) étaient confrontés à des problèmes presque identiques avec la rénovation prévue de leur machinerie de scène en raison de la faillite de l'entreprise précédemment contractée. La société en faillite a laissé derrière elle des sites de construction dans un état inachevé ou complètement démantelé. Cependant, les dates respectives de réouverture des établissements individuels avaient été déterminées et ne pouvaient pas être reportées.

Pour pouvoir respecter le calendrier serré, l'inventaire sur Site a commencé immédiatement afin de pouvoir évaluer l'état actuel des trois projets. Une fois que la pandémie de COVID-19 a commencé en 2020, il est devenu impossible d'envoyer notre propre personnel en Suède. Il était donc logique de travailler avec des entreprises locales d'installation. Il a été possible en partie de profiter de partenariats à long terme avec des entreprises avec lesquelles nous avions déjà mis en œuvre avec succès divers projets. Nous avons également pu initier des collaborations avec de nouvelles entreprises partenaires résultant de recommandations supplémentaires qui nous ont été fournies par notre réseau international.

La coordination des trois sites de construction a eu lieu via le même Chef de Projet, qui a pu obtenir une vue d'ensemble de ces projets dès que la commande a été transférée. Parce que les Sites de construction ont été laissés dans des conditions différentes, cela a également entraîné des durées de projet différentes. Le temps écoulé entre l'attribution du contrat et l'acceptation n'a été que de 10 mois pour le Kulturhuset, pour lequel nous avons fourni toute la technologie, et seulement 7 mois pour l'intégration complète du système de pilotage à l'Opéra Royal Suédois.

L'ouverture et l'honnêteté sont le début et la fin de tout

Les clients ont des exigences et des demandes spécifiques. Il n'est pas toujours possible de répondre à 100% à leurs souhaits, mais il est important de rester un partenaire de dialogue constructif et d'essayer de travailler et de mettre en œuvre la meilleure solution possible ensemble.

En l'année 2020, nous avons rénové l'ensemble de la machinerie de scène au Volkstheater à Vienne, en Autriche. Ce qui représentait une valeur spéciale dans ce projet, c'est que nous avions déjà modernisé cette machinerie de scène pour eux, il y a plus de quarante ans. Le projet du Volkstheater n'était pas initialement prévu comme un projet à court terme, mais la pandémie de COVID-19 a tout retardé. Cela nous a empêché d'entrer sur le Site de construction jusqu'en mai 2020. La date de transfert en octobre 2020 avait déjà été fixée, et donc le Site de construction devait être achevé en seulement 6 mois.

Un avantage majeur de ce projet était que notre chef de projet était déjà présent dès le premier jour des rénovations lors du projet des années 1980. Il a ensuite été mis en charge de la conversion la plus récente en l'année 2020. Cela signifiait qu'il connaissait parfaitement tout l'établissement, ce qui s'est avéré très bénéfique lors des discussions avec le Superviseur du Bâtiment local et les Planificateurs.

Ici aussi, un contact étroit avec le client était essentiel, surtout parce que le calendrier était extrêmement serré. Des réunions de coordination hebdomadaires ont été tenues avec la Direction de la Construction concernant l'avancement des travaux, et les problèmes ont été abordés ouvertement, car aucun projet ne se déroule parfaitement, et il est important de rester orienté vers les solutions et honnête. Cette transparence et cette honnêteté étaient également très appréciées par les clients.

Un service qui va au-delà est le maintien des contacts après la finalisation du projet. Si des réunions régulières des utilisateurs sont organisées après la période du projet, les deux parties ont la possibilité d’améliorer l’utilisation de la technologie de la scène. Les clients bénéficient de solutions et d’une assistance rapides, et WB peut par exemple continuer à développer ses systèmes de contrôle par le biais de collaborateurs directs du monde du travail. Les échanges avec le client permettent le développement continu de la technologie de la scène.

"Les plans ne sont rien. La planification est tout" Dwight D. Eisenhower

Le projet achevé dans le délai d'installation le plus court de l'histoire de l'entreprise Waagner-Biro Stage Systems était l'Esplanade - Théâtres sur la Baie à Singapour. Ici, nous n'avions qu'un total de seulement 5 mois pour moderniser plus de 100 motorisations dans la machinerie supérieure.

Pour réaliser un tel projet dans ce court laps de temps, le travail préliminaire à la maison devait être parfait. Deux visites sur le Site ont eu lieu, afin que tous les obstacles imprévus puissent être exclus. L'ensemble du processus d'installation, y compris la disponibilité du matériel et du personnel, devait être bien planifié et programmé.

Malgré tous nos efforts, il est impossible de prévenir d'autres obstacles, jusqu'alors imprévisibles. Dans de telles situations, nous devons réagir immédiatement afin de contrer les effets. Après avoir achevé la moitié de la période d'assemblage de ce projet, nous avons remarqué que les treuils du dernier conteneur livré étaient rouillés en raison d'un emballage incorrect. Grâce à la bonne organisation de nos employés sur le Site et à la logistique, les pièces défectueuses ont pu être recommandées le jour suivant et ainsi livrées à temps.

Normalement, un calendrier d'installation contient différentes phases qui sont traitées les unes après les autres : démontage, assemblage, câblage électrique et mise en service. Pour gagner du temps dans ce cas, les phases ont été exécutées en parallèle chaque fois que possible. Un employé expérimenté du Site de construction était sur le Site pendant toute la phase d'installation, en partie soutenu par d'autres collègues de Vienne. Ces derniers ont agi en tant que Superviseurs sur le Site de construction afin que les collaborations avec l'entreprise locale d'installation puissent être coordonnées de la manière la plus optimale possible.

Résumé :

Les projets se déroulent rarement selon le plan. Presque toujours, des adversités imprévues surgissent qui n'auraient pas pu être planifiées à l'avance - qu'il s'agisse de l'attribution de contrats ou de retards de projets, ou de difficultés d'accès sur le site de construction.

Cependant, il est important de rester aussi flexible que possible et de toujours maintenir l'objectif d'obtenir le meilleur résultat possible pour le client. Si des difficultés surviennent, quelle que soit leur nature, il est essentiel d'aborder le client de manière ouverte et honnête et de chercher ensemble une solution acceptable.

Et si les tâches sont faits minutieusement au début d'un projet, comme une bonne planification, un inventaire sur le site de construction ou la mise en place d'un système de gestion de projet, il est possible de faire face à de nombreux événements imprévus calmement et de se concentrer sur la recherche d'une solution. Cela ne fonctionne pas toujours complètement avec succès, c'est pourquoi nous travaillons constamment pour faciliter nos clients à réaliser leurs visions sur scène.